Die Veranstaltung von Pop-up-Events in leer stehenden denkmalgeschützten Gebäuden
Pop-up-Stores haben sich schon seit Jahrzehnten bewährt, um leer stehende Gewerbeflächen zu nutzen, und seit einigen Jahren wird diese Idee für Events aller Art immer beliebter. Egal, ob Kochevents, Medizinerkongresse, Musikveranstaltungen, Partys, Messen, Präsentationen oder was auch immer, diese Veranstaltungen benötigen im Vorfeld einiges an Organisation, damit sie ein voller Erfolg werden.
Vor allem der logistische Aufwand kann sehr hoch sein, je grösser das Event geplant ist und diverse Genehmigungen müssen eingeholt werden. Ausserdem ist zu klären, ob das geplante Event in dem denkmalgeschützten Gebäude auch durchgeführt werden darf. Bei einem Medizinerkongress sollte es keine Probleme geben. Bei grösseren Musikevents könnte das durchaus der Fall sein. Manchmal wird die Behörde Auflagen für die Veranstaltung erteilen, die einzuhalten sind.
Buchung eines Eventmanagers oder Selbstorganisation
Je nach Budget und Grösse der geplanten Veranstaltung kann es ratsam sein einen erfahrenen Eventmanager für das geplante Event zu beauftragen, denn wer mit der Organisation keine Erfahrung hat, kann schnell Zeit und Nerven verlieren oder chaotische Verhältnisse provozieren. Wer es sich trotzdem zutraut und vor Ort einen zuverlässigen Ansprechpartner hat, kann die Veranstaltung auch selbst organisieren, nur ganz auf sich allein gestellt wird es schwierig.
Auf jeden Fall sollte man sich eine Checkliste anlegen, mit den Dingen und Voraussetzungen die benötigt werden, damit das Event ein voller Erfolg wird und alle Gäste zufrieden sind. Das Wichtigste für ein gelungenes Event ist die entsprechende Technik inklusive Stromzufuhr, die auf die Technik abgestimmt sein sollte, sonst kann es passieren, das mitten in der schönsten Party Licht und Musik ausgehen, weil die Sicherungen durchgebrannt sind. Gerade bei denkmalgeschützten Gebäuden kann, dass durchaus vorkommen.
Optimal ist, wenn das technische Equipment bereits vorhanden ist und funktioniert. Meistens werden Scheinwerfer oder andere Beleuchtungskörper, Musikanlagen mit Mikrofon und Lautsprechern, eventuell ein Beamer und weitere Geräte benötigt. Das muss im Vorfeld abgeklärt werden. Alles was nicht vorhanden ist, muss anderweitig angemietet werden, was einen zusätzlichen finanziellen und logistischen Aufwand darstellt. Oft müssen für den Auf- und Abbau zusätzlich Techniker gebucht und Anlieferwege freigehalten werden, was eventuell weitere Genehmigungen erforderlich macht.
Sobald die Location klar ist, sollte an Werbung gedacht werden
Wenn alle Genehmigungen eingeholt sind und die Location angemietet, sollten Werbeflyer oder zielgruppenorientierte Einladungen organisiert und in Umlauf gebracht werden. Wer viele Gäste anlocken möchte, sollte auch Werbeplakate in Auftrag geben und die sozialen Medien in die Eventwerbung mit einbeziehen. Dort wird eine grössere Zielgruppe erreicht. Auf jeden Fall ist es ratsam, sich vorher Sponsoren zu suchen, um den finanziellen Aufwand schon im Vorfeld schultern zu können.
Spenden sollten dabei transparent auf einem Tagesgeldkonto geparkt werden, um den Nachweis darüber führen zu können.
Die Planung des Eventablaufes
Jedes Event sollte sehr gut durchgeplant sein, damit von Anfang an klar ist, wann es beginnt, beziehungsweise endet und was dazwischen passiert. Es sollte klar sein wer, wann eine Rede oder einen Vortrag hält, wann die Mahlzeiten eingenommen werden können und wann Pausen sind. Wenn nicht direkt ein Kochevent geplant ist, empfiehlt sich eventuell die Beauftragung eines lokalen Cateringservice, das die Versorgung der Gäste übernimmt.
Ein weiterer Punkt ist die Raumausgestaltung mit Dekorationen, Tischdecken, Servietten, Besteck, Geschirr, Tischschmuck und was sonst noch alles benötigt wird. Eine leise musikalische Untermalung bei einem Essen wird von den meisten Menschen als sehr angenehm empfunden, solange die Musik unaufdringlich im Hintergrund läuft und eine Unterhaltung noch zulässt.
Wichtig ist, dass alles rechtzeitig organisiert wird, damit alle erforderlichen Leistungen auch wirklich pünktlich zum Event zur Verfügung stehen. Ausserdem ist es von Vorteil sich bei jemandem Rat zu holen, der Erfahrung mit der Organisation von Events besitzt und sich noch den einen oder anderen Tipp für eine gelungene Veranstaltung zu holen. Dann kann fast nichts mehr schief gehen.
Die schönsten Events bieten viel Abwechslung
Der moderne Gast ist sehr erlebnisorientiert und wenn das Event ein Erfolg werden soll, von dem die Teilnehmer oder Gäste noch lange reden, dann sollte man die Atmosphäre zwischendurch etwas auflockern. Jeder noch so langweilige Kongress kann zwischendurch mit einer passenden Showeinlage, etwas Comedy oder einer zur Zielgruppe passenden Musikeinlage aufgelockert werden. Ideen dazu gibt es viele, vom Schlager über die Pop-Musik bis hin zur klassischen Musik, die besonders gut in ein altehrwürdiges Gemäuer passt.
Für die Ausgestaltung von Partys im Freien beispielsweise in einem Schlosshof oder indoor gibt es viele Anbieter von Equipment, das einfach ausgeliehen werden kann, um Gästen nahezu jeden Alters Spass und Abwechslung zu verschaffen. Dazu gehören beispielsweise Festzelte, Barhocker, Stehtischen, Bänke und vieles mehr. Selbst Stromverteiler und Seifenblasenmaschinen und diverses Spielzeug für Erwachsene und Kinder kann gemietet werden.
Vor allem bei grösseren Events darf die Sicherheit nicht zu kurz kommen, deshalb müssen dafür unter Umständen Security-Dienstleistungen mit gebucht werden, die bei eventuell bei auftretenden Streitigkeiten eingreifen können und für die Sicherheit der Gäste sorgen. Ein gelungenes Event ist vor allem eine Frage der guten Organisation.
Quellen:
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